④スキャナ保存とは？

そして、今回の目次はこちらになります！
Q1：スキャナ保存制度とは？
Q2：スキャナ保存の保存要件にはどんなものがある？
Q3：スキャナ保存の対象となる書類は？
Q4：スキャナ保存を行う際に気をつけることはある？

Q1.スキャナ保存制度とは？

スキャナ保存制度とは、紙の請求書や領収書などを電子保存する際の取扱について定めた制度なんだ。紙で受領・発行・作成した請求書などについては、スキャナ保存により電子化する必要があるんだ。

紙の請求書や領収書だけでなく、注文書や納品書・検収書など、ほとんどの書類が対象となるよ。でも、スキャナ保存は義務ではなく、任意であることも覚えておこう。

Q2.スキャナ保存の保存要件にはどんなものがある？

電子帳簿保存法のスキャナ保存では不正防止のために「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要なんだ。

例えば、スキャナ保存する際の要件として、書類を読み取る際は、一定水準以上の解像度が求められるよ。この要件ではスキャナーや複合機だけではなく、スマートフォンなどの写真も含まれるんだ。

ただし、2024年1月1日以後にスキャナ保存による会計書類については、「入力者等情報」や「解像度」、「階調」などに関する情報は必要なくなったんだ。

Q3.スキャナ保存の対象となる書類は？

スキャナ保存が可能な書類は、紙で受領・発行・作成した請求書なんだ。

その他にも、スキャナ保存が可能な書類は、

・契約書
・領収書
・見積書
・注文書
・借用証書
・預金通帳
・小切手
・約束手形
・納品書

など、決算関係書類を除く国税関係書類がスキャナ保存の対象になるんだ。

Q4.スキャナ保存を行う際に気をつけることはある？

スキャナ保存の注意点は大きく2つ。

1つ目は、スキャナ保存の導入計画を立てることだよ。スキャナ保存を導入する際、業務内容の変化や導入の必要性についての見通しを立てる必要があるんだ。勢いだけで導入してしまうと、スキャナ保存に伴う導入費用が想定したコストより大幅に上回り、結局導入を諦めるといった可能性だってあるんだ。

加えて、電子保存と紙保存に分けることができず、煩雑さが増し、逆にペーパーレスからペーパー中心の業務に逆戻りしてしまう場合もあるんだ。

2つ目はセキュリティ対策だよ。デジタル化に伴い、情報漏えいやデータの改ざんといったデジタルリスクに対処する必要があるんだ。データが消えるなどのトラブルを未然に防ぐためにもシステム障害や入力ミスなどの予測不能な問題に備えることはとても重要だよ。したがって、スキャナ保存の導入に際しては、慎重な計画とセキュリティ対策が不可欠なんだ。