③電子帳簿など保存とは？

そして、今回の目次はこちらになります！
Q1：そもそも電子帳簿等保存ってなに？
Q2：電子帳簿等保存のルールは？
Q3：電子帳簿等保存の対象となる情報は何ですか？　
Q4：電子帳簿等保存の注意すべきところは？
Q5：電子帳簿等保存に関する法的トラブルを避けるためにはどうすべきですか？

Q1.そもそも電子帳簿等保存ってなに？

電子帳簿等保存とは、決算書などの会計記録や総勘定元帳などの帳簿関係書類を電子データで保存し、一定のルールに従って情報を保管することを言うんだ。電子帳簿等保存については任意であり、企業に任せられているよ。

Q2.電子帳簿等保存のルールは？

電子帳簿保存法に対応するためのルールとして、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つのルールがあるんだ。

「真実性の確保」とは、データが改ざんされていないことに加えて、データが正確であることを明確に示すことが必要であるため「タイムスタンプ」の導入が必須なんだ。タイムスタンプとは、文書の作成時刻や変更履歴を記録する機能をもち、文書がいつ作成されたか、その内容が変更されていないかを記録するためのものなんだ。

2.つ目は、「可視性の確保」。可視性の確保を実現するためには、誰でも速やかに情報を確認できるよう、データを検索できるようにしておくんだ。例えば、「取引年月日」や「取引金額」などを検索するために、Excel等で索引簿を作成するなどの対応が必要だよ。

Q3.電子帳簿等保存の対象となる情報は何ですか？

電子帳簿等保存の対象となる書類は会計書類と会計帳簿の２つに分けられるんだ。会計書類は、貸借対照表や損益計算書などが保存対象になるんだ。会計書類には、請求書、領収書、給与台帳、銀行取引明細などの財務に関連するあらゆる文書やデータが含まれるんだ。

Q4.電子帳簿等保存の注意すべきところは？

電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプの扶余機関が最長 2 カ月に延長されるなど、タイムスタンプ要件や検索要件の要件が定期的に緩和されているんだ。今後もないとは言えないから、法改正前と法改正後の違いについては確認しておくことが大切だよ。

Q5.電子帳簿等保存に関する法的トラブルを避けるためにはどうすべきですか？

電子帳簿保存トラブルを避けるためには、適切なアドバイスを税理士などの専門家に相談し、法的要件を事前に理解することが重要なんだ。後々のトラブルを避ける意味でもなるべく早く相談しよう。